介绍
商务电话系统是一套工具，可让公司在其人员和地点之间拨打、接听、路由和管理呼叫。
它不仅仅是桌上的听筒：它决定谁接听客户、下班后在哪里接听电话以及您的团队如何通过笔记本电脑或电话联系任何人。
大多数买家都不是从零开始的。他们有一台老化的 PBX、一堆手机或固定电话，不再适合团队的工作方式。
本指南解释了商务电话系统的用途，比较了主要类型，并为您提供了一种实用的方法来选择一个系统并在不打扰客户的情况下进行切换。
- 什么是商务电话系统以及它如何路由呼叫
- 任何提供商都值得检查的核心功能
- 固定电话、本地部署和云系统在一张表中进行比较
- 简单的选择方法、常见的购买错误以及如何在购买前进行测试
- 如何在不停机的情况下切换并满足 911 要求
什么是商务电话系统？
商务电话系统将您公司的电话号码与您的人员、设备和呼叫规则连接起来。当客户拨打您的主号码时，系统会决定接下来会发生什么：播放问候语、提供菜单、拨打群组电话或将呼叫发送至语音信箱。
旧型号依赖于物理线路和壁橱中的一盒硬件。现代系统在云端运行，因此同一个号码可以拨打桌面电话、笔记本电脑应用程序和移动电话。
不同城市的员工可以共享一个号码、一个通讯录、一套通话规则。
实际的区别在于控制。业务系统允许您按部门、一天中的时间或技能设置规则，查看每次呼叫发生的情况，并在无需技术人员上门的情况下添加或删除用户。
现代商务电话系统的核心特征
功能列表很长，因此请重点关注改变日常工作的功能。 Teloz 的 商务电话系统 围绕相同的核心集构建，无论您评估哪个提供商，它都是一个有用的清单。
- 分机号和直拨号码。 每个员工都可以获得分机号，也可以拥有直拨号码。同事之间的通话属于内部通话。
- 自动话务员和 IVR。 问候语和菜单按部门、语言、技能或一天中的时间来路由呼叫者，以便正确的人在第一时间接听。
- 呼叫队列和响铃组。 繁忙时段通过排队、等待通知和回电来处理，而不是无人接听的响铃电话。
- 通话录音和语音邮件到电子邮件。 录音可以按需或自动进行，语音邮件以带有文本记录的音频文件形式到达。
- 商务短信。 客户可以向他们拨打的同一个号码发送短信。
- 软电话和移动应用程序。 桌面和移动应用程序让员工可以通过公司号码联系到他们，而不会暴露个人号码。
- 桌面电话支持。 常见的 SIP 桌面电话可以自动配置，因此现有硬件通常具有第二次生命。
- CRM 集成和报告。 可以在您的团队已使用的工具中记录呼叫，并且呼叫报告会显示电话上发生的情况。询问任何提供商到底包含哪些报告。
将每个功能与您今天遇到的问题联系起来。如果您遇到未接来电的问题，那么队列和语音邮件到电子邮件比一长串额外服务更重要。
商务电话系统类型比较
您在实践中会遇到三种类型：传统固定电话和 PBX 系统、本地 IP PBX 和托管云系统。
通过互联网传输呼叫的云系统通常称为 VoIP，我们对 VoIP 进行了更深入的细分。 网络电话系统 涵盖部署模型和购买细节。
| 类型 | 它是如何运作的 | 最适合 | 主要权衡 |
|---|---|---|---|
| 传统固定电话/PBX | 物理电话线和现场硬件 | 单一地点，需求简单 | 难以扩展且变化缓慢 |
| 本地 IP PBX | 公司拥有的服务器通过互联网运行呼叫 | 具有内部 IT 和严格控制需求的团队 | 您拥有硬件、升级和维护 |
| 托管云 (VoIP) | 提供商运行系统；您使用应用程序和手机 | 不断壮大的混合或多地点团队 | 需要可靠的互联网连接 |
传统线路仍然有效，但它们将您的号码与建筑物联系起来。本地 IP PBX 可以让您以维护成本进行控制。托管云系统将维护工作移交给提供商，并允许人们在任何地方工作，这就是大多数新部署部署在那里的原因。
如何选择商务电话系统
好的选择主要是在寻找供应商之前写下您的需求。按顺序解决这些问题，然后选择适合答案的部署类型。
- 团队规模和地点。 列出今天有多少人需要排队，您预计增加多少人以及他们的工作地点。易于扩展的系统可以为您节省以后的迁移。
- 基本功能。 概述呼叫应如何转移（主号码、部门、非工作时间、溢出）并标记您离不开的功能。
- 预算。 比较总成本而不是每用户的总体价格：设置、附加组件、硬件、短信和号码移植都很重要。
- 增长计划。 选择一个无需重建即可添加用户、位置和功能的平台。
- 设备和工具。 确认对您团队已拥有的座机、人们喜欢的移动应用程序以及 Microsoft Teams 或 CRM 等工具的支持。
- 携号转网。 您想保留现有的号码。询问提供商是否会处理移植文件并在转换期间保持您当前的号码处于活动状态。
- 一次真正的审判。 真实用户的试用显示通话质量和管理工作比演示更好。 Teloz 提供 14 天免费试用，因此团队可以在做出决定之前通过实时通话进行测试。
购买商务电话系统时的常见错误
转换后的大部分遗憾都可以追溯到一些可以避免的错误。在签署任何内容之前，请对照此清单检查您的计划。
- 仅凭价格购买。 较低的每用户价格可以隐藏短信、录音、额外号码或硬件的附加组件。询问所含内容的完整列表。
- 跳过呼叫流程图。 如果您尚未决定在下班后或团队忙碌时如何路由呼叫，您将在几周内重建设置。
- 忽视移动和远程工作人员。 如果团队中的一部分人不在办公桌前工作，那么移动和桌面应用程序与桌面电话一样重要。
- 忘记携号转网。 在提交之前确认流程、时间以及谁处理文书工作。
- 没有用真实的通话进行测试。 演示无法向您展示您自己网络上的通话质量，因此请先与真实用户进行试用。
与所有使用该系统的人共享一份简短的书面清单，可以在浪费您的时间或客户之前发现大部分问题。
无需停机即可切换您的商务电话系统
对任何变化的恐惧都是丢失电话。谨慎的部署可以通过在短时间内并行运行新旧系统而不是一步切换来避免这种情况。
明智的计划如下：记录现有分机、响铃组和呼叫流程，然后并行设置新系统。
转发一小群呼叫来测试它，将号码运营商移植到运营商，并仅在团队感到舒适时停用旧系统。 Teloz 在其产品页面上描述了这种方法，并行运行新旧设置大约一周。
计划在安静的一天进行切换，并告诉员工哪些变化，例如如何使用新应用程序。发布时的大多数问题都来自于人们不知道在哪里登录，而不是来自技术。
“首先写下您的用户、呼叫流程和必备功能，然后进行实际试用。”
商务电话系统的紧急呼叫和合规性
每个企业电话系统都必须让人们能够获得紧急服务。
在美国，联邦法律要求多线电话系统允许用户直接拨打 911，无需在外线中添加“9”等前缀，并在拨打 911 电话时通知中心位置。
要求载于 47 美国法典第623章.
对于云系统，检查如何为每个用户和位置注册紧急地址，尤其是远程员工。
另请确认支持呼叫者 ID 功能（例如 CNAM 和通过 STIR/SHAKEN 进行的呼叫身份验证），以便您的出站呼叫不太可能被标记为垃圾邮件。
在您签字之前询问任何提供者如何处理这些物品，并记录答案。
结论
商务电话系统是客户联系您的基础，因此请将其与您团队的实际工作方式相匹配。
云系统适合大多数成长型团队，因为它们可随用户扩展、支持远程工作并消除硬件维护，而传统或本地设置则适合较小的情况。
写下您的用户、呼叫流程和必备功能，进行真实试用并仔细计划切换。这样做，您的下一个商务电话系统将比上一个更容易运行。
