소개
비즈니스 전화 시스템은 회사가 직원과 위치 전반에 걸쳐 전화를 걸고, 받고, 라우팅하고 관리할 수 있는 도구 세트입니다.
이는 책상 위의 수화기 그 이상입니다. 누가 고객에게 응답하는지, 몇 시간 후에 전화가 어디로 가는지, 팀이 노트북이나 전화기를 통해 누구에게나 연락하는 방법을 결정합니다.
대부분의 구매자는 0부터 시작하지 않습니다. 그들은 더 이상 팀의 업무 방식에 맞지 않는 노후된 PBX, 수많은 휴대폰 또는 유선 전화를 보유하고 있습니다.
이 가이드에서는 비즈니스 전화 시스템의 기능을 설명하고 주요 유형을 비교하며 고객을 방해하지 않고 하나를 선택하고 전환할 수 있는 실용적인 방법을 제공합니다.
- 비즈니스 전화 시스템이란 무엇이며 통화를 라우팅하는 방법
- 모든 제공업체에서 확인해 볼 가치가 있는 핵심 기능
- 유선전화, 사내 및 클라우드 시스템을 하나의 테이블로 비교
- 선택하는 간단한 방법, 일반적인 구매 실수 및 결정하기 전에 테스트하는 방법
- 다운타임 없이 전환하고 911 요구 사항을 충족하는 방법
비즈니스 전화 시스템이란 무엇입니까?
비즈니스 전화 시스템은 회사의 전화번호를 직원, 장치 및 통화 규칙에 연결합니다. 고객이 대표 번호로 전화를 걸면 시스템은 다음 단계(인사말 재생, 메뉴 제공, 그룹에 전화 걸기, 음성 메일로 보내기)를 결정합니다.
이전 모델은 물리적인 라인과 옷장에 있는 하드웨어 상자에 의존했습니다. 최신 시스템은 클라우드에서 실행되므로 동일한 전화번호로 사무실 전화기, 노트북 앱, 휴대폰에 벨이 울릴 수 있습니다.
여러 도시에 있는 직원은 하나의 번호, 하나의 디렉터리 및 하나의 통화 규칙 세트를 공유할 수 있습니다.
실질적인 차이점은 제어입니다. 비즈니스 시스템을 사용하면 부서, 시간 또는 기술별로 규칙을 설정하고, 모든 통화에서 발생한 상황을 확인하고, 기술자 방문 없이 사용자를 추가하거나 제거할 수 있습니다.
현대 비즈니스 전화 시스템의 핵심 기능
기능 목록이 길어지므로 일상 업무를 변화시키는 기능에 집중하세요. Teloz 비즈니스 전화 시스템 동일한 코어 세트를 중심으로 구축되었으며 어떤 공급자를 평가하든 유용한 체크리스트입니다.
- 내선 번호 및 직통 전화번호. 모든 직원은 내선 번호를 받고 직통 전화번호도 가질 수 있습니다. 동료 간의 통화는 내부적으로 유지됩니다.
- 자동 교환 및 IVR. 인사말과 메뉴를 통해 발신자를 부서, 언어, 기술 또는 시간별로 경로를 지정하므로 적절한 사람이 처음에 응답합니다.
- 통화 대기열 및 전화 수신 그룹. 통화 중인 기간은 아무도 응답하지 않는 벨이 울리는 대신 대기열, 대기 안내 및 콜백으로 처리됩니다.
- 통화 녹음 및 음성 메일을 이메일로. 녹음은 요청 시 또는 자동으로 가능하며 음성 메일은 텍스트 스크립트와 함께 오디오 파일로 도착합니다.
- 비즈니스 문자 메시지. 고객은 전화한 번호와 동일한 번호로 문자 메시지를 보낼 수 있습니다.
- 소프트폰 및 모바일 앱. 데스크톱 및 모바일 앱을 사용하면 개인 번호를 노출하지 않고도 회사 번호로 직원과 연락할 수 있습니다.
- 탁상전화 지원. 일반적인 SIP 일반 전화기는 자동으로 프로비저닝될 수 있으므로 기존 하드웨어는 수명이 다한 경우가 많습니다.
- CRM 통합 및 보고. 팀에서 이미 사용하고 있는 도구에 통화를 기록할 수 있으며, 통화 보고를 통해 전화에서 무슨 일이 일어나고 있는지 확인할 수 있습니다. 어떤 보고가 포함되어 있는지 정확하게 공급자에게 문의하십시오.
각 기능을 현재 겪고 있는 문제와 연결하세요. 부재중 전화가 문제인 경우 대기열 및 이메일로의 음성 메일이 긴 추가 목록보다 더 중요합니다.
비즈니스 전화 시스템 유형 비교
실제로 만나게 될 세 가지 유형은 기존의 유선 및 PBX 시스템, 온프레미스 IP PBX 및 호스팅된 클라우드 시스템입니다.
인터넷을 통해 통화를 전달하는 클라우드 시스템을 일반적으로 VoIP라고 하며, VoIP 전화 시스템 배포 모델 및 구매 세부 정보를 다룹니다.
| 유형 | 작동 원리 | 다음에 가장 적합 | 주요 절충안 |
|---|---|---|---|
| 일반 유선전화/PBX | 실제 전화선 및 현장 하드웨어 | 간단한 요구 사항을 충족하는 단일 위치 | 확장하기 어렵고 변경 속도가 느림 |
| 온프레미스 IP PBX | 인터넷을 통해 통화를 실행하는 회사 소유 서버 | 사내 IT와 엄격한 통제 요구 사항을 갖춘 팀 | 귀하는 하드웨어, 업그레이드 및 유지 관리를 소유합니다. |
| 호스팅 클라우드(VoIP) | 공급자가 시스템을 운영합니다. 당신은 앱과 전화를 사용 | 성장하는 하이브리드 또는 다중 위치 팀 | 안정적인 인터넷 연결이 필요합니다 |
전통적인 선은 여전히 작동하지만 번호를 건물에 연결합니다. 온프레미스 IP PBX를 사용하면 유지 비용으로 제어할 수 있습니다. 호스팅된 클라우드 시스템은 해당 유지 관리를 공급자에게 맡기고 사람들이 어디에서나 작업할 수 있도록 하므로 대부분의 새로운 배포가 해당 위치에 배치됩니다.
비즈니스 전화 시스템을 선택하는 방법
잘 선택하는 것은 주로 공급업체를 보기 전에 귀하의 요구 사항을 적어 두는 것입니다. 이러한 질문을 순서대로 처리한 후 답변에 맞는 배포 유형을 선택하세요.
- 팀 규모 및 위치. 오늘 줄이 필요한 사람 수, 추가할 것으로 예상되는 사람 수, 근무 장소를 나열하세요. 확장이 쉬운 시스템을 사용하면 나중에 마이그레이션할 필요가 없습니다.
- 필수 기능. 통화가 어떻게 이동해야 하는지(기본 번호, 부서, 근무 시간 외, 오버플로)를 스케치하고 없이는 할 수 없는 기능을 표시합니다.
- 예산. 사용자당 헤드라인 가격이 아닌 총 비용을 비교하십시오. 설정, 추가 기능, 하드웨어, 문자 메시지 및 번호 이전이 모두 중요합니다.
- 성장 계획. 재구축 없이 사용자, 위치, 기능을 추가할 수 있는 플랫폼을 선택하세요.
- 장치 및 도구. 팀이 이미 소유하고 있는 유선 전화, 사람들이 선호하는 모바일 앱, Microsoft Teams 또는 CRM과 같은 도구에 대한 지원을 확인하세요.
- 번호 이전. 기존 전화번호를 유지하고 싶습니다. 공급자가 이전 서류 작업을 처리하고 전환 중에 현재 번호를 활성 상태로 유지하는지 물어보십시오.
- 실제 재판. 실제 사용자를 대상으로 한 평가판은 데모보다 통화 품질과 관리 노력을 더 잘 보여줍니다. Teloz는 팀이 결정하기 전에 실시간 통화로 테스트할 수 있도록 14일 무료 평가판을 제공합니다.
비즈니스 전화 시스템 구입 시 흔히 저지르는 실수
전환 후 대부분의 후회는 피할 수 있었던 몇 가지 실수로 거슬러 올라갑니다. 서명하기 전에 이 목록과 비교하여 계획을 확인하십시오.
- 가격만으로 구매. 사용자당 가격이 저렴하면 문자 메시지, 녹음, 추가 전화번호 또는 하드웨어에 대한 추가 기능을 숨길 수 있습니다. 포함된 내용의 전체 목록을 요청하세요.
- 통화 흐름 맵을 건너뜁니다. 업무 시간 이후나 팀이 바쁠 때 통화를 어떻게 라우팅할지 결정하지 못한 경우 몇 주 내에 설정을 다시 구성하게 됩니다.
- 모바일 및 원격 직원을 무시합니다. 팀 구성원 중 일부가 책상 밖에서 작업하는 경우 모바일 및 데스크톱 앱은 사무실 전화기만큼 중요합니다.
- 번호 이전을 잊어버렸습니다. 커밋하기 전에 프로세스, 시기, 서류 처리 담당자를 확인하세요.
- 실제 호출로 테스트하지 않습니다. 데모에서는 자체 네트워크의 통화 품질을 보여줄 수 없으므로 먼저 실제 사용자를 대상으로 평가판을 실행하십시오.
시스템을 사용할 모든 사람과 공유되는 간략한 체크리스트를 통해 시간이나 고객 비용이 발생하기 전에 이러한 문제의 대부분을 파악할 수 있습니다.
다운타임 없이 회사 전화 시스템 전환
변화에 대한 두려움은 전화를 끊는 것입니다. 신중한 출시를 통해 한 단계로 전환하는 대신 이전 시스템과 새 시스템을 짧은 기간 동안 나란히 실행하여 이를 방지합니다.
합리적인 계획은 다음과 같습니다. 기존 내선 번호, 전화 수신 그룹 및 통화 흐름을 문서화한 다음 새 시스템을 병렬로 설정합니다.
테스트를 위해 소규모 그룹의 통화를 전달하고, 번호 캐리어를 캐리어로 포팅하고, 팀이 편안할 때만 기존 시스템을 폐기하십시오. Teloz는 제품 페이지에서 이 접근 방식을 설명하며 약 일주일 동안 이전 설정과 새 설정을 동시에 실행합니다.
조용한 하루를 위해 컷오버를 계획하고 직원에게 새 앱 사용 방법 등 변경 사항을 알려주세요. 출시 시 대부분의 문제는 기술적인 문제가 아니라 로그인 위치를 모르는 사람들에게서 발생합니다.
“사용자, 통화 흐름, 필수 기능을 먼저 작성한 후 실제 시험판으로 테스트해 보세요.”
업무용 전화 시스템에 대한 긴급 통화 및 규정 준수
모든 업무용 전화 시스템은 사람들이 응급 서비스에 연락할 수 있도록 해야 합니다.
미국 연방법에 따르면 사용자는 외부 회선의 "9"와 같은 접두사 없이 911에 직접 전화를 걸 수 있고 911 전화가 걸려올 때 중앙 위치에 알릴 수 있도록 다중 회선 전화 시스템이 필요합니다.
요구사항은 다음에 명시되어 있습니다. 47 U.S.C. § 623.
클라우드 시스템의 경우, 특히 원격 직원의 경우 각 사용자 및 위치별로 비상 주소가 어떻게 등록되는지 확인하세요.
또한 CNAM과 같은 발신자 ID 기능과 STIR/SHAKEN을 통한 통화 인증이 지원되는지 확인하여 발신 전화가 스팸으로 표시될 가능성을 줄입니다.
서명하기 전에 서비스 제공자에게 이러한 항목을 어떻게 처리하는지 문의하고 답변을 기록해 두십시오.
결론
비즈니스 전화 시스템은 고객이 귀하에게 연락하는 방법의 기초이므로 팀이 실제로 일하는 방식에 맞게 조정하십시오.
클라우드 시스템은 사용자에 맞춰 확장하고, 원격 작업을 지원하고, 하드웨어 유지 관리를 제거하므로 대부분의 성장하는 팀에 적합하며, 기존 또는 온프레미스 설정은 더 좁은 경우에 적합합니다.
사용자, 통화 흐름 및 필수 기능을 기록하고 실제 시험판으로 테스트한 후 신중하게 전환을 계획하세요. 그렇게 하면 다음 비즈니스 전화 시스템이 이전보다 더 쉽게 운영될 것입니다.
