giriiş
İş telefonu sistemi, bir şirketin çalışanları ve konumları arasında arama yapmasına, almasına, yönlendirmesine ve yönetmesine olanak tanıyan araçlar kümesidir.
Masa üzerindeki bir ahizeden daha fazlasıdır: Bir müşteriye kimin cevap vereceğine, mesai saatleri dışında bir aramanın nereye yapılacağına ve ekibinizin bir dizüstü bilgisayar veya telefondan birine nasıl ulaşacağına karar verir.
Çoğu alıcı sıfırdan başlamıyor. Eskimiş bir PBX'leri, bir yığın cep telefonu veya artık ekibin çalışma şekline uymayan bir sabit hat var.
Bu kılavuz, bir iş telefonu sisteminin ne yaptığını açıklar, ana türleri karşılaştırır ve müşterilerinizi rahatsız etmeden birini seçip geçiş yapmanız için size pratik bir yol sunar.
- İş telefonu sistemi nedir ve çağrıları nasıl yönlendirir?
- Herhangi bir sağlayıcıda kontrol edilmeye değer temel özellikler
- Sabit hat, şirket içi ve bulut sistemleri tek tabloda karşılaştırıldı
- Seçim yapmanın basit bir yolu, yaygın satın alma hataları ve taahhütte bulunmadan önce nasıl test edileceği
- Kesinti olmadan nasıl geçiş yapılır ve 911 gereklilikleri nasıl karşılanır?
İş Telefonu Sistemi Nedir?
İş telefonu sistemi, şirketinizin telefon numaralarını kişilerinize, cihazlarınıza ve çağrı kurallarınıza bağlar. Bir müşteri ana numaranızı aradığında sistem bundan sonra ne olacağına karar verir: bir karşılama mesajı dinletin, bir menü teklif edin, bir grubu arayın veya aramayı sesli mesaja gönderin.
Eski model, fiziksel hatlara ve dolaptaki bir kutu donanıma dayanıyordu. Modern sistemler bulutta çalıştığından aynı numara bir masa telefonunu, bir dizüstü bilgisayar uygulamasını ve bir cep telefonunu çaldırabilir.
Farklı şehirlerdeki personel bir numarayı, bir dizini ve bir arama kuralı kümesini paylaşabilir.
Pratik fark kontroldür. Bir iş sistemi, departmana, günün saatine veya beceriye göre kurallar belirlemenize, her aramada ne olduğunu görmenize ve teknisyen ziyareti olmadan kullanıcı eklemenize veya kaldırmanıza olanak tanır.
Modern İş Telefonu Sisteminin Temel Özellikleri
Özellik listeleri uzar, bu nedenle günlük işleri değiştiren yeteneklere odaklanın. Teloz'ler iş telefonu sistemi aynı temel küme etrafında oluşturulmuştur ve hangi sağlayıcıyı değerlendirirseniz değerlendirin yararlı bir kontrol listesidir.
- Uzantılar ve doğrudan sayılar. Her çalışanın bir uzatması vardır ve doğrudan bir numaraya da sahip olabilir. İş arkadaşları arasındaki görüşmeler dahili olarak kalır.
- Otomatik operatör ve IVR. Karşılama ve menü, arayanları departmana, dile, beceriye veya günün saatine göre yönlendirir; böylece ilk seferde doğru kişi yanıt verir.
- Çağrı kuyrukları ve zil grupları. Yoğun dönemler, kimsenin cevap vermediği bir çalan hat yerine kuyruklar, bekleme anonsları ve geri aramalarla yönetilir.
- Çağrı kaydı ve sesli postadan e-postaya. Kayıt isteğe bağlı veya otomatik olabilir ve sesli posta, metin transkriptiyle birlikte bir ses dosyası olarak gelir.
- İş mesajlaşması. Müşteriler aradıkları numaraya mesaj gönderebilirler.
- Yazılım telefonu ve mobil uygulamalar. Masaüstü ve mobil uygulamalar, personelin kişisel numarayı açığa vurmadan şirket numarası üzerinden ulaşılabilir olmasını sağlar.
- Masa telefonu desteği. Yaygın SIP masa telefonlarının provizyonu otomatik olarak yapılabilir, böylece mevcut donanımın çoğu zaman ikinci bir ömrü olur.
- CRM entegrasyonu ve raporlama. Aramalar, ekibinizin hâlihazırda kullandığı araçlara kaydedilebilir ve arama raporlama, telefonlarda neler olduğunu gösterir. Herhangi bir sağlayıcıya tam olarak hangi raporlamanın dahil olduğunu sorun.
Her özelliği bugün yaşadığınız bir soruna bağlayın. Sorununuz cevapsız çağrılar ise, kuyruklar ve sesli postadan e-postaya geçiş, uzun bir ekstralar listesinden daha önemlidir.
İş Telefonu Sistemleri Türleri Karşılaştırıldı
Pratikte karşılaşacağınız üç tür vardır: geleneksel sabit hat ve PBX sistemleri, şirket içi IP PBX ve barındırılan bulut sistemleri.
Aramaları internet üzerinden taşıyan bulut sistemlerine genellikle VoIP denir ve VoIP telefon sistemi dağıtım modellerini ve satın alma ayrıntılarını kapsar.
| Tip | Nasıl çalışır? | Şunun için en iyisi: | Ana takas |
|---|---|---|---|
| Geleneksel sabit hat / PBX | Fiziksel telefon hatları ve tesis içi donanım | Basit ihtiyaçlara sahip tek konum | Ölçeklenmesi zor ve değişmesi yavaş |
| Şirket içi IP PBX | Aramaları internet üzerinden yürüten, şirkete ait sunucu | Şirket içi BT ve sıkı kontrol ihtiyaçları olan ekipler | Donanımın, yükseltmelerin ve bakımın sahibi sizsiniz |
| Barındırılan bulut (VoIP) | Sağlayıcı sistemi çalıştırır; uygulamaları ve telefonları kullanıyorsunuz | Büyüyen, hibrit veya çok lokasyonlu ekipler | Güvenilir bir internet bağlantısına ihtiyaç duyar |
Geleneksel çizgiler hala işe yarıyor ancak numaralarınızı bir binaya bağlıyorlar. Şirket içi IP PBX, bakım maliyetinde kontrol sahibi olmanızı sağlar. Barındırılan bir bulut sistemi, bu bakımı sağlayıcıya taşır ve insanların her yerden çalışmasına olanak tanır; bu nedenle yeni dağıtımların çoğu oraya ulaşır.
İş Telefonu Sistemi Nasıl Seçilir
İyi seçim yapmak çoğunlukla satıcılara bakmadan önce ihtiyaçlarınızı yazmakla ilgilidir. Bu soruları sırayla inceleyin ve ardından yanıtlara uygun dağıtım türünü seçin.
- Takım büyüklüğü ve yerleri. Bugün kaç kişinin bir hatta ihtiyacı olduğunu, kaç kişinin eklenmesini beklediğinizi ve nerede çalıştıklarını listeleyin. Ölçeklendirilmesi kolay bir sistem sizi daha sonra geçiş yapmaktan kurtarır.
- Temel özellikler. Aramaların nasıl hareket etmesi gerektiğini (ana numara, departmanlar, mesai saatleri dışında, taşma) çizin ve onsuz yapamayacağınız özellikleri işaretleyin.
- Bütçe. Başlık başına kullanıcı fiyatı yerine toplam maliyeti karşılaştırın: kurulum, eklentiler, donanım, mesajlaşma ve numara taşıma hepsi önemlidir.
- Büyüme planları. Yeniden oluşturma gerekmeden kullanıcıları, konumları ve özellikleri ekleyebilecek bir platform seçin.
- Cihazlar ve araçlar. Ekibinizin halihazırda sahip olduğu masa telefonlarına, insanların tercih ettiği mobil uygulamalara ve Microsoft Teams veya CRM'niz gibi araçlara yönelik desteği doğrulayın.
- Numara taşıma. Mevcut numaralarınızı korumak istiyorsunuz. Sağlayıcının taşıma evraklarını ele alıp almadığını ve geçiş sırasında mevcut numaralarınızı aktif tutup tutmadığını sorun.
- Gerçek bir duruşma. Gerçek kullanıcılarla yapılan bir deneme, çağrı kalitesini ve yönetici çabasını bir demodan daha iyi gösterir. Teloz, ekiplerin karar vermeden önce canlı çağrılarla test edebilmesi için 14 günlük ücretsiz deneme sunuyor.
İş Telefonu Sistemi Satın Alırken Yaygın Hatalar
Bir değişiklikten sonraki pişmanlıkların çoğu, bir avuç önlenebilir hataya dayanmaktadır. Herhangi bir şeyi imzalamadan önce planınızı bu listeye göre kontrol edin.
- Yalnızca fiyata göre satın almak. Kullanıcı başına düşük bir fiyat, mesajlaşma, kayıt, ekstra numaralar veya donanım eklentilerini gizleyebilir. Dahil olanların tam listesini isteyin.
- Çağrı akış haritasının atlanması. Mesai saatlerinden sonra veya bir ekip meşgul olduğunda aramaların nasıl yönlendirileceğine karar vermediyseniz birkaç hafta içinde kurulumu yeniden kuracaksınız.
- Mobil ve uzaktaki personeli göz ardı etmek. Ekibinizin bir kısmı masadan uzakta çalışıyorsa mobil ve masaüstü uygulamaları, masa telefonu kadar önemlidir.
- Numara taşımayı unutuyoruz. Taahhütte bulunmadan önce süreci, zamanlamayı ve evrak işlerini kimin yapacağını onaylayın.
- Gerçek çağrılarla test edilmiyor. Bir demo size kendi ağınızdaki çağrı kalitesini gösteremez; bu nedenle önce gerçek kullanıcılarla bir deneme yapın.
Sistemi kullanacak herkesle paylaşılan kısa bir yazılı kontrol listesi, bu sorunların çoğunu size zaman veya müşterilere mal olmadan önce yakalar.
İş Telefonu Sisteminizi Kesinti Olmadan Değiştirme
Herhangi bir değişiklikten kaynaklanan korku, çağrıların kaybolmasıdır. Dikkatli bir dağıtım, tek adımda kesmek yerine eski ve yeni sistemleri kısa bir süre yan yana çalıştırarak bu durumu önler.
Mantıklı bir plan şuna benzer: Mevcut aboneleri, zil gruplarını ve çağrı akışlarını belgeleyin, ardından yeni sistemi paralel olarak kurun.
Test etmek için küçük bir çağrı grubunu iletin, numara taşıyıcısını taşıyıcıya taşıyın ve eski sistemi yalnızca ekip rahat olduğunda kullanımdan kaldırın. Teloz, eski ve yeni kurulumları yaklaşık bir hafta boyunca paralel olarak çalıştırarak bu yaklaşımı ürün sayfasında açıklıyor.
Geçişi sakin bir gün için planlayın ve personele yeni uygulamanın nasıl kullanılacağı gibi ne gibi değişiklikler olduğunu anlatın. Lansman sırasındaki sorunların çoğu teknolojiden değil, nereye giriş yapacaklarını bilmeyen insanlardan kaynaklanıyor.
“Önce kullanıcılarınızı, çağrı akışlarınızı ve sahip olmanız gereken özellikleri yazın, ardından gerçek bir denemeyle test edin.”
İş Telefonu Sistemi için Acil Durum Araması ve Uyumluluk
Her iş telefonu sistemi insanların acil servislere ulaşmasını sağlamalıdır.
Amerika Birleşik Devletleri'nde federal yasa, kullanıcıların dış hat için "9" gibi bir önek olmaksızın 911'i doğrudan aramalarına olanak tanıyan ve 911 araması yapıldığında merkezi bir konuma bildirimde bulunan çok hatlı telefon sistemlerini gerektirir.
Gereklilik şurada belirtilmiştir: 47 ABD § 623.
Bulut sistemi için, özellikle uzaktaki personel için, her kullanıcı ve konum için acil durum adreslerinin nasıl kaydedildiğini kontrol edin.
Ayrıca, CNAM ve STIR/SHAKEN aracılığıyla çağrı kimlik doğrulaması gibi arayan kimliği özelliklerinin desteklendiğini ve böylece giden çağrılarınızın spam olarak işaretlenme olasılığının azaldığını doğrulayın.
İmzalamadan önce herhangi bir sağlayıcıya bu öğelerin nasıl işlendiğini sorun ve yanıtların kaydını tutun.
Çözüm
İş telefonu sistemi, müşterilerin size nasıl ulaştığının temelidir; bu nedenle onu ekibinizin gerçekte nasıl çalıştığıyla eşleştirin.
Bulut sistemleri, kullanıcılarla ölçeklenebildiği, uzaktan çalışmayı desteklediği ve donanım bakımını ortadan kaldırdığı için büyüyen ekiplerin çoğuna uygundur; geleneksel veya şirket içi kurulumlar ise daha dar durumlara uygundur.
Kullanıcılarınızı, çağrı akışlarınızı ve sahip olmanız gereken özellikleri yazın, gerçek bir denemeyle test edin ve geçişi dikkatlice planlayın. Bunu yaptığınızda bir sonraki iş telefonu sisteminizin çalıştırılması bir öncekinden daha kolay olacaktır.
