導入
ビジネスフォン システムは、企業が従業員や拠点全体で通話の発信、受信、ルーティング、管理を可能にするツールのセットです。
これは単なる机上の受話器ではありません。誰が顧客に応答するか、時間外の電話はどこに行くか、チームがラップトップや電話からどのように連絡を取るかを決定します。
ほとんどの購入者はゼロからスタートしているわけではありません。彼らには、老朽化した PBX、山積みの携帯電話、またはチームの働き方に合わなくなった固定電話があります。
このガイドでは、ビジネス フォン システムの機能について説明し、主なタイプを比較し、顧客を混乱させることなく選択して切り替える実際的な方法を示します。
- ビジネスフォン システムとは何か、また通話をルーティングする方法
- どのプロバイダーでもチェックする価値のあるコア機能
- 固定電話、オンプレミス、クラウド システムを 1 つの表で比較
- 簡単な選択方法、よくある購入の間違い、そして購入前にテストする方法
- ダウンタイムを発生させずに切り替えて 911 要件を満たす方法
ビジネスフォンシステムとは何ですか？
ビジネスフォン システムは、会社の電話番号を従業員、デバイス、通話ルールに接続します。顧客が代表番号にダイヤルすると、システムは次に何が起こるかを決定します。つまり、挨拶を再生する、メニューを提供する、グループを呼び出す、または通話をボイスメールに送信するなどです。
古いモデルは、物理的な配線とクローゼット内のハードウェアの箱に依存していました。最新のシステムはクラウドで実行されるため、同じ番号で卓上電話、ラップトップ アプリ、携帯電話を呼び出すことができます。
異なる都市のスタッフは、1 つの番号、1 つのディレクトリ、および 1 セットの通話ルールを共有できます。
実際の違いはコントロールです。ビジネス システムを使用すると、部門、時間帯、またはスキルごとにルールを設定し、すべての通話で何が起こったかを確認し、技術者が訪問することなくユーザーを追加または削除できます。
最新のビジネスフォン システムの主要な機能
機能リストは長くなりますので、日常業務を変える機能に焦点を当ててください。 Telozさん ビジネスフォンシステム は同じコア セットを中心に構築されており、どのプロバイダーを評価する場合でも役立つチェックリストです。
- 内線番号と直通番号。 すべての従業員は内線番号を取得し、直通番号を持つこともできます。同僚間の通話は社内に留まります。
- 自動応答と IVR。 挨拶とメニューは、部門、言語、スキル、または時間帯ごとに発信者をルーティングするため、適切な担当者が最初に応答します。
- コールキューと呼び出しグループ。 混雑している時間帯は、誰も応答しない呼び出し音の代わりに、キュー、待機アナウンス、コールバックで処理されます。
- 通話録音とボイスメールから電子メールへの送信。 録音はオンデマンドまたは自動で行うことができ、ボイスメールはテキスト トランスクリプトを含む音声ファイルとして受信されます。
- ビジネス テキスト メッセージ。 顧客は電話をかけるのと同じ番号にテキストメッセージを送信できます。
- ソフトフォンとモバイルアプリ。 デスクトップ アプリとモバイル アプリを使用すると、個人の番号を公開することなく、会社の番号でスタッフに連絡できるようになります。
- 固定電話のサポート。 一般的な SIP 卓上電話は自動的にプロビジョニングできるため、多くの場合、既存のハードウェアが第 2 の寿命を迎えます。
- CRM の統合とレポート作成。 通話はチームがすでに使用しているツールに記録でき、通話レポートには電話で何が起こっているかが表示されます。どのようなレポートが含まれるのか正確にプロバイダに問い合わせてください。
各機能を今日抱えている問題に結び付けます。不在着信が問題である場合は、追加要素の長いリストよりも、キューとボイスメールから電子メールへの送信が重要です。
ビジネスフォンの種類の比較
実際には、従来の固定電話および PBX システム、オンプレミス IP PBX、およびホスト型クラウド システムの 3 つのタイプがあります。
インターネット経由で通話を行うクラウド システムは通常、VoIP と呼ばれます。 VoIP電話システム 導入モデルと購入の詳細について説明します。
| タイプ | 仕組み | こんな方に最適 | 主なトレードオフ |
|---|---|---|---|
| 従来の固定電話 / PBX | 物理的な電話回線とオンサイトのハードウェア | 単一の場所でシンプルなニーズに対応 | 拡張が難しく、変化が遅い |
| オンプレミスIP PBX | インターネット経由で通話を実行する会社所有のサーバー | 社内ITと厳格な管理ニーズを持つチーム | ハードウェア、アップグレード、メンテナンスはお客様が所有します |
| ホスト型クラウド (VoIP) | プロバイダーがシステムを実行します。アプリや電話を使用している | 成長を続けるハイブリッドまたは複数拠点のチーム | 信頼できるインターネット接続が必要です |
従来の回線はまだ機能しますが、電話番号を建物に結び付けます。オンプレミスの IP PBX を使用すると、維持費を払って制御を行うことができます。ホストされたクラウド システムは、その維持管理をプロバイダーに移し、人々がどこからでも作業できるようにします。そのため、新しい導入のほとんどがそこに導入されます。
ビジネスフォンシステムの選び方
適切な選択とは、ベンダーを検討する前に自分のニーズを書き留めることです。これらの質問に順番に答えてから、答えに合う展開の種類を選択してください。
- チームの規模と場所。 今日回線が必要な人数、追加予定の人数、および彼らがどこで働いているかをリストします。拡張が簡単なシステムであれば、後で移行する手間が省けます。
- 必須の機能。 通話の移動方法 (代表番号、部門、時間外、オーバーフロー) をスケッチし、これなしではいられない機能をマークします。
- 予算。 ヘッドラインのユーザーごとの価格ではなく、合計コストを比較してください。セットアップ、アドオン、ハードウェア、テキストメッセージ、番号ポーティングのすべてが重要です。
- 成長計画。 再構築せずにユーザー、場所、機能を追加できるプラットフォームを選択してください。
- デバイスとツール。 チームがすでに所有している固定電話、人々が好むモバイル アプリ、Microsoft Teams や CRM などのツールのサポートを確認します。
- 番号移植。 既存の番号を維持したい。プロバイダーが移行事務手続きを処理し、切り替え中に現在の番号をアクティブに保つかどうかを確認してください。
- 本当の試練。 実際のユーザーによるトライアルでは、デモよりも通話品質と管理者の労力が優れていることがわかります。 Teloz は 14 日間の無料トライアルを提供しているため、チームは決定する前にライブ通話でテストできます。
ビジネスフォンシステムを購入する際によくある間違い
転職後の後悔のほとんどは、避けられるいくつかの間違いに遡ります。何かに署名する前に、このリストと照らし合わせて計画を確認してください。
- 値段だけで買う。 ユーザーあたりの価格が低いと、テキストメッセージ送信、録音、追加の番号、ハードウェアなどのアドオンが隠れてしまう可能性があります。何が含まれているかの完全なリストを問い合わせてください。
- コール フロー マップをスキップします。 営業時間外やチームが忙しいときに通話をどのようにルーティングするかを決めていない場合は、数週間以内にセットアップを再構築します。
- モバイルおよびリモートのスタッフを無視します。 チームの一部がデスクから離れて作業している場合、モバイル アプリとデスクトップ アプリは固定電話と同じくらい重要です。
- 番号移植を忘れています。 コミットする前に、プロセス、タイミング、書類手続きの担当者を確認してください。
- 実際の呼び出しではテストしていません。 デモでは自分のネットワークでの通話品質を確認できないため、最初に実際のユーザーでトライアルを実行してください。
システムを使用する全員に共有される短い書面によるチェックリストは、時間や顧客に損失を与える前に、これらの問題のほとんどを発見します。
ダウンタイムなしでビジネスフォン システムを切り替える
変化に伴って懸念されるのは、通話が失われることです。慎重なロールアウトでは、1 つのステップで切り替えるのではなく、古いシステムと新しいシステムを短期間並行して実行することでこの問題を回避します。
賢明な計画は次のようになります。既存の内線番号、呼び出しグループ、コール フローを文書化してから、新しいシステムを並行してセットアップします。
少数の通話グループを転送してテストし、番号を通信事業者に移植し、チームが快適になった場合にのみ古いシステムを廃止します。 Teloz は、新旧のセットアップを約 1 週間並行して実行するこのアプローチを製品ページで説明しています。
静かな日に切り替えを計画し、新しいアプリの使用方法など、変更点をスタッフに伝えます。リリース時の問題のほとんどは、テクノロジーではなく、ユーザーがどこにログインすればよいかわからないことが原因です。
“まずユーザー、コールフロー、必須の機能を書き留めてから、実際のトライアルでテストします。”
ビジネスフォンシステムの緊急通報とコンプライアンス
すべてのビジネスフォン システムでは、人々が緊急サービスに連絡できるようにする必要があります。
米国の連邦法では、複数回線の電話システムに対して、ユーザーが外線の「9」などの接頭辞を付けずに直接 911 にダイヤルできるようにすること、および 911 通報が行われたときに中央拠点に通知することを義務付けています。
要件は次のとおりです。 47 U.S.C. § 623.
クラウド システムの場合、特にリモート スタッフ向けに、ユーザーおよび場所ごとに緊急アドレスがどのように登録されているかを確認します。
また、CNAM や STIR/SHAKEN による通話認証などの発信者 ID 機能がサポートされているため、発信通話がスパムとしてフラグ付けされる可能性が低くなります。
署名する前に、これらの項目がどのように扱われるかをプロバイダーに尋ね、回答を記録しておいてください。
結論
ビジネス電話システムは、顧客との連絡方法の基礎であるため、チームの実際の働き方に合わせてください。
クラウド システムは、ユーザーに合わせて拡張し、リモート作業をサポートし、ハードウェアの維持費を削減できるため、ほとんどの成長チームに適していますが、従来のセットアップまたはオンプレミスのセットアップはより狭いケースに適しています。
ユーザー、コール フロー、必須の機能を書き留め、実際のトライアルでテストし、慎重に切り替えを計画します。そうすれば、次のビジネスフォン システムは前回よりも簡単に実行できるようになります。
