परिचय
एक बिजनेस फोन सिस्टम उपकरणों का एक सेट है जो एक कंपनी को अपने लोगों और स्थानों पर कॉल करने, प्राप्त करने, रूट करने और प्रबंधित करने की सुविधा देता है।
यह एक डेस्क पर रखे हैंडसेट से कहीं अधिक है: यह तय करता है कि ग्राहक को कौन जवाब देगा, घंटों बाद कॉल कहां जाती है और आपकी टीम लैपटॉप या फोन से किसी तक कैसे पहुंचती है।
अधिकांश खरीदार शून्य से शुरुआत नहीं कर रहे हैं। उनके पास एक पुराना पीबीएक्स, मोबाइल फोन का ढेर या एक लैंडलाइन है जो अब टीम के काम करने के लिए उपयुक्त नहीं है।
यह मार्गदर्शिका बताती है कि एक व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम क्या करता है, मुख्य प्रकारों की तुलना करता है और आपको ग्राहकों को परेशान किए बिना किसी एक को चुनने और स्विच करने का व्यावहारिक तरीका देता है।
- बिज़नेस फ़ोन सिस्टम क्या है और यह कॉल को कैसे रूट करता है
- किसी भी प्रदाता में जांचने लायक मुख्य विशेषताएं
- एक तालिका में लैंडलाइन, ऑन-प्रिमाइस और क्लाउड सिस्टम की तुलना की गई
- चुनने का एक आसान तरीका, खरीदारी की सामान्य गलतियाँ और प्रतिबद्ध होने से पहले परीक्षण कैसे करें
- बिना डाउनटाइम के कैसे स्विच करें और 911 आवश्यकताओं को पूरा करें
बिज़नेस फ़ोन सिस्टम क्या है?
एक व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम आपकी कंपनी के फ़ोन नंबरों को आपके लोगों, उपकरणों और कॉल नियमों से जोड़ता है। जब कोई ग्राहक आपका मुख्य नंबर डायल करता है, तो सिस्टम तय करता है कि आगे क्या होगा: ग्रीटिंग बजाना, एक मेनू पेश करना, एक समूह को रिंग करना या वॉइसमेल पर कॉल भेजना।
पुराना मॉडल भौतिक लाइनों और एक कोठरी में हार्डवेयर के एक बॉक्स पर निर्भर था। आधुनिक सिस्टम क्लाउड में चलते हैं, इसलिए एक ही नंबर पर एक डेस्क फोन, एक लैपटॉप ऐप और एक मोबाइल फोन पर घंटी बज सकती है।
विभिन्न शहरों के कर्मचारी एक नंबर, एक निर्देशिका और कॉल नियमों का एक सेट साझा कर सकते हैं।
व्यावहारिक अंतर नियंत्रण है. एक व्यवसाय प्रणाली आपको विभाग, दिन के समय या कौशल के आधार पर नियम निर्धारित करने, प्रत्येक कॉल पर क्या हुआ यह देखने और तकनीशियन के दौरे के बिना उपयोगकर्ताओं को जोड़ने या हटाने की सुविधा देती है।
आधुनिक बिजनेस फोन प्रणाली की मुख्य विशेषताएं
फ़ीचर सूचियाँ लंबी हो जाती हैं, इसलिए उन क्षमताओं पर ध्यान केंद्रित करें जो दैनिक कार्य को बदलती हैं। Teloz's बिजनेस फ़ोन सिस्टम एक ही मूल सेट के आसपास बनाया गया है, और आप जिस भी प्रदाता का मूल्यांकन करते हैं यह एक उपयोगी चेकलिस्ट है।
- एक्सटेंशन और प्रत्यक्ष संख्याएँ. हर कर्मचारी को एक्सटेंशन मिलता है और सीधा नंबर भी मिल सकता है. सहकर्मियों के बीच बातचीत आंतरिक रहती है।
- ऑटो अटेंडेंट और आईवीआर. अभिवादन और मेनू कॉल करने वालों को विभाग, भाषा, कौशल या दिन के समय के आधार पर रूट करता है, ताकि सही व्यक्ति पहली बार उत्तर दे।
- कॉल कतारें और रिंग समूह। व्यस्त अवधियों को कतारों, प्रतीक्षा घोषणाओं और कॉलबैक से निपटाया जाता है बजाय रिंगिंग लाइन के जिसका कोई जवाब नहीं देता।
- कॉल रिकॉर्डिंग और वॉइसमेल-टू-ईमेल। रिकॉर्डिंग मांग पर या स्वचालित हो सकती है, और वॉइसमेल एक टेक्स्ट ट्रांसक्रिप्ट के साथ एक ऑडियो फ़ाइल के रूप में आता है।
- बिजनेस टेक्स्टिंग. ग्राहक उसी नंबर पर टेक्स्ट कर सकते हैं जिस पर वे कॉल करते हैं।
- सॉफ्टफ़ोन और मोबाइल ऐप्स. डेस्कटॉप और मोबाइल ऐप किसी निजी नंबर को उजागर किए बिना कर्मचारियों को कंपनी के नंबर पर संपर्क में रखते हैं।
- डेस्क फ़ोन समर्थन. सामान्य एसआईपी डेस्क फोन को स्वचालित रूप से प्रावधानित किया जा सकता है, इसलिए मौजूदा हार्डवेयर में अक्सर दूसरा जीवन होता है।
- सीआरएम एकीकरण और रिपोर्टिंग। कॉल को आपकी टीम द्वारा पहले से उपयोग किए जाने वाले टूल में लॉग इन किया जा सकता है, और कॉल रिपोर्टिंग से पता चलता है कि फ़ोन पर क्या हो रहा है। किसी भी प्रदाता से पूछें कि वास्तव में कौन सी रिपोर्टिंग शामिल है।
प्रत्येक सुविधा को आज आपकी समस्या से जोड़ें। यदि मिस्ड कॉल आपकी समस्या है, तो कतारें और वॉइसमेल-टू-ईमेल अतिरिक्त सुविधाओं की लंबी सूची से अधिक मायने रखती हैं।
व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम के प्रकारों की तुलना
व्यवहार में आपको तीन प्रकार मिलेंगे: पारंपरिक लैंडलाइन और पीबीएक्स सिस्टम, ऑन-प्रिमाइसेस आईपी पीबीएक्स और होस्टेड क्लाउड सिस्टम।
इंटरनेट पर कॉल ले जाने वाले क्लाउड सिस्टम को आमतौर पर वीओआईपी कहा जाता है, और इसका हमारा गहन विश्लेषण है वीओआईपी फोन प्रणाली इसमें परिनियोजन मॉडल और खरीद विवरण शामिल हैं।
| प्रकार | यह काम किस प्रकार करता है | के लिए सर्वोत्तम | मुख्य व्यापार-बंद |
|---|---|---|---|
| पारंपरिक लैंडलाइन/पीबीएक्स | भौतिक फ़ोन लाइनें और ऑन-साइट हार्डवेयर | साधारण आवश्यकताओं के साथ एकल स्थान | मापना कठिन और बदलने में धीमा |
| ऑन-प्रिमाइसेस आईपी पीबीएक्स | कंपनी के स्वामित्व वाला सर्वर इंटरनेट पर कॉल चला रहा है | इन-हाउस आईटी और सख्त नियंत्रण आवश्यकताओं वाली टीमें | हार्डवेयर, अपग्रेड और रखरखाव का स्वामित्व आपके पास है |
| होस्टेड क्लाउड (वीओआईपी) | प्रदाता सिस्टम चलाता है; आप ऐप्स और फ़ोन का उपयोग करते हैं | बढ़ती, संकर या बहु-स्थान टीमें | एक विश्वसनीय इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता है |
पारंपरिक लाइनें अभी भी काम करती हैं, लेकिन वे आपके नंबरों को एक इमारत से जोड़ती हैं। ऑन-प्रिमाइसेस आईपी पीबीएक्स आपको रखरखाव की लागत पर नियंत्रण प्रदान करता है। एक होस्ट किया गया क्लाउड सिस्टम उस रखरखाव को प्रदाता के पास ले जाता है और लोगों को कहीं से भी काम करने देता है, यही कारण है कि अधिकांश नई तैनाती वहीं होती है।
बिज़नेस फ़ोन सिस्टम कैसे चुनें
अच्छी तरह से चुनने का मतलब ज्यादातर विक्रेताओं को देखने से पहले अपनी जरूरतों को लिखना है। इन प्रश्नों पर क्रम से काम करें, फिर उत्तरों के लिए उपयुक्त परिनियोजन प्रकार चुनें।
- टीम का आकार और स्थान. सूचीबद्ध करें कि आज कितने लोगों को लाइन की आवश्यकता है, आप कितने लोगों को जोड़ने की उम्मीद करते हैं और वे कहाँ काम करते हैं। एक ऐसी प्रणाली जिसे स्केल करना आसान है, आपको बाद में माइग्रेशन से बचाती है।
- आवश्यक सुविधाएं। स्केच करें कि कॉल कैसे चलनी चाहिए (मुख्य संख्या, विभाग, बाद के घंटे, अतिप्रवाह) और उन सुविधाओं को चिह्नित करें जिनके बिना आप नहीं कर सकते।
- बजट। हेडलाइन प्रति-उपयोगकर्ता मूल्य के बजाय कुल लागत की तुलना करें: सेटअप, ऐड-ऑन, हार्डवेयर, टेक्स्टिंग और नंबर पोर्टिंग सभी गिनती।
- विकास योजनाएं. ऐसा प्लेटफ़ॉर्म चुनें जो बिना पुनर्निर्माण के उपयोगकर्ताओं, स्थानों और सुविधाओं को जोड़ सके।
- उपकरण और उपकरण. आपकी टीम के पास पहले से मौजूद डेस्क फ़ोन, लोगों द्वारा पसंद किए जाने वाले मोबाइल ऐप्स और Microsoft Teams या आपके CRM जैसे टूल के लिए समर्थन की पुष्टि करें।
- नंबर पोर्टिंग. आप अपने मौजूदा नंबर रखना चाहते हैं. पूछें कि क्या प्रदाता पोर्टिंग कागजी कार्रवाई को संभालता है और स्विच के दौरान आपके वर्तमान नंबरों को सक्रिय रखता है।
- एक वास्तविक परीक्षण. वास्तविक उपयोगकर्ताओं के साथ एक परीक्षण डेमो की तुलना में कॉल गुणवत्ता और व्यवस्थापक प्रयास को बेहतर दिखाता है। Teloz 14 दिनों का निःशुल्क परीक्षण प्रदान करता है ताकि टीमें निर्णय लेने से पहले लाइव कॉल के साथ परीक्षण कर सकें।
बिजनेस फोन सिस्टम खरीदते समय सामान्य गलतियाँ
बदलाव के बाद ज्यादातर पछतावा कुछ ऐसी गलतियों पर होता है जिन्हें टाला जा सकता था। किसी भी चीज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले इस सूची के अनुसार अपनी योजना की जाँच करें।
- अकेले कीमत पर ख़रीदना। प्रति-उपयोगकर्ता कम कीमत टेक्स्टिंग, रिकॉर्डिंग, अतिरिक्त नंबर या हार्डवेयर के लिए ऐड-ऑन छिपा सकती है। क्या शामिल है इसकी पूरी सूची मांगें।
- कॉल फ़्लो मैप को छोड़ना. यदि आपने यह तय नहीं किया है कि घंटों के बाद या जब कोई टीम व्यस्त हो तो कॉल को कैसे रूट करना चाहिए, तो आप हफ्तों के भीतर सेटअप का पुनर्निर्माण करेंगे।
- मोबाइल और रिमोट स्टाफ को नजरअंदाज करना। यदि आपकी टीम का कोई हिस्सा डेस्क से दूर काम करता है, तो मोबाइल और डेस्कटॉप ऐप्स भी उतने ही मायने रखते हैं, जितने डेस्क फोन के।
- नंबर पोर्ट करना भूल जाना. आपके प्रतिबद्ध होने से पहले प्रक्रिया, समय और कागजी कार्रवाई को कौन संभालता है इसकी पुष्टि करें।
- वास्तविक कॉल के साथ परीक्षण नहीं किया जा रहा है। एक डेमो आपको आपके अपने नेटवर्क पर कॉल की गुणवत्ता नहीं दिखा सकता है, इसलिए पहले वास्तविक उपयोगकर्ताओं के साथ एक परीक्षण चलाएं।
एक संक्षिप्त लिखित चेकलिस्ट, जो सिस्टम का उपयोग करने वाले सभी लोगों के साथ साझा की जाती है, इनमें से अधिकांश समस्याओं को आपके समय या ग्राहकों को बर्बाद करने से पहले पकड़ लेती है।
बिना डाउनटाइम के अपने व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम को स्विच करना
किसी भी बदलाव के साथ कॉल गुम होने का डर रहता है। एक सावधानीपूर्वक रोलआउट एक चरण में कटौती करने के बजाय थोड़े समय के लिए पुराने और नए सिस्टम को एक साथ चलाकर इससे बचता है।
एक समझदार योजना इस तरह दिखती है: मौजूदा एक्सटेंशन, रिंग ग्रुप और कॉल फ़्लो का दस्तावेज़ीकरण करें, फिर समानांतर में नई प्रणाली स्थापित करें।
इसका परीक्षण करने के लिए कॉलों के एक छोटे समूह को अग्रेषित करें, नंबर वाहक को वाहक में पोर्ट करें और पुराने सिस्टम को तभी हटाएं जब टीम सहज हो। Teloz अपने उत्पाद पृष्ठ पर इस दृष्टिकोण का वर्णन करता है, पुराने और नए सेटअप को लगभग एक सप्ताह तक समानांतर में चलाता है।
एक शांत दिन के लिए कटओवर की योजना बनाएं और कर्मचारियों को बताएं कि क्या बदलाव हुए हैं, जैसे कि नए ऐप का उपयोग कैसे करें। लॉन्च के समय अधिकांश समस्याएँ लोगों को यह नहीं पता होने के कारण आती हैं कि कहाँ लॉग इन करना है, तकनीक से नहीं।
“पहले अपने उपयोगकर्ताओं, कॉल प्रवाह और आवश्यक सुविधाओं को लिखें, फिर वास्तविक परीक्षण के साथ परीक्षण करें।”
व्यावसायिक फ़ोन प्रणाली के लिए आपातकालीन कॉलिंग और अनुपालन
प्रत्येक व्यावसायिक फ़ोन प्रणाली को लोगों को आपातकालीन सेवाओं तक पहुँचने देना चाहिए।
संयुक्त राज्य अमेरिका में, संघीय कानून के लिए मल्टी-लाइन टेलीफोन सिस्टम की आवश्यकता होती है ताकि उपयोगकर्ता बाहरी लाइन के लिए "9" जैसे उपसर्ग के बिना सीधे 911 डायल कर सकें, और 911 कॉल किए जाने पर केंद्रीय स्थान को सूचित कर सकें।
में आवश्यकता निर्धारित की गई है 47 यू.एस.सी. § 623.
क्लाउड सिस्टम के लिए, जांचें कि प्रत्येक उपयोगकर्ता और स्थान के लिए, विशेष रूप से दूरस्थ कर्मचारियों के लिए, आपातकालीन पते कैसे पंजीकृत किए जाते हैं।
यह भी पुष्टि करें कि CNAM और STIR/SHAKEN के माध्यम से कॉल प्रमाणीकरण जैसी कॉलर आईडी सुविधाएं समर्थित हैं, इसलिए आपके आउटबाउंड कॉल को स्पैम के रूप में चिह्नित किए जाने की संभावना कम है।
आपके हस्ताक्षर करने से पहले किसी भी प्रदाता से पूछें कि इन वस्तुओं को कैसे संभाला जाता है, और उत्तरों का रिकॉर्ड रखें।
निष्कर्ष
एक व्यावसायिक फ़ोन प्रणाली इस बात का आधार है कि ग्राहक आप तक कैसे पहुँचते हैं, इसलिए इसे इस बात से मिलाएँ कि आपकी टीम वास्तव में कैसे काम करती है।
क्लाउड सिस्टम अधिकांश बढ़ती टीमों के लिए उपयुक्त हैं क्योंकि वे उपयोगकर्ताओं के साथ स्केल करते हैं, दूरस्थ कार्य का समर्थन करते हैं और हार्डवेयर रखरखाव को हटा देते हैं, जबकि पारंपरिक या ऑन-प्रिमाइस सेटअप संकीर्ण मामलों में फिट होते हैं।
अपने उपयोगकर्ताओं, कॉल प्रवाह और आवश्यक सुविधाओं को लिखें, वास्तविक परीक्षण के साथ परीक्षण करें और स्विच की सावधानीपूर्वक योजना बनाएं। ऐसा करें और आपका अगला व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम पिछले की तुलना में चलाना आसान हो जाएगा।
